4 cách đánh số thứ tự tự động trong excel siêu nhanh, đơn giản

4 cách đánh số thứ tự tự động trong excel siêu nhanh, đơn giản trên máy tính bằng chuột phải, công thức, công cụ editing, Subtotal. Bấm xem ngay!

Công việc thống kê số liệu bằng Excel sẽ vô cùng đơn giản khi bạn biết đến cách đánh số thứ tự. Giúp bạn quản lý thông tin dễ dàng hơn, hãy theo dõi bài viết để biết 4 cách đánh số thứ tự tự động trong Excel siêu nhanh, đơn giản.

I. Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng cách kéo chuột

1. Hướng dẫn nhanh

Mở tệp Excel của bạn, nhập số thứ tự cho 2 ô đầu tiên > Dùng chuột phải bôi đen 2 ô vừa điền số > Đặt chuột ở góc ô kéo xuống mức thứ tự bạn muốn.

2. Hướng dẫn chi tiết 

Bước 1: Mở tệp Excel của bạn, nhập số thứ tự cho 2 ô đầu tiên > Dùng chuột phải bôi đen 2 ô vừa điền số.

Bước 2: Đặt chuột ở hình vuông nhỏ tại góc ô kéo xuống mức thứ tự bạn muốn.

II. Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng công thức

1. Hướng dẫn nhanh

Mở tệp Excel của bạn, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên >  Nhập công thức = vị trí ô vừa điền + 1 vào ô tiếp theo > Dùng chuột đặt ở góc ô đó và kéo xuống số thứ tự bạn muốn.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Mở tệp Excel của bạn, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên >  Nhập công thức = vị trí ô vừa điền + 1 vào ô tiếp theo.

Ví dụ: Bạn nhập số thứ tự ô đầu tiên tại vị trí A1 thì nhập công thức ở ô bên dưới =A1+1 như hình bên dưới. Bạn có thể thực hiện tương tự tại vị trí khác.

Bước 2: Dùng chuột đặt ở hình vuông nhỏ tại góc ô đó và kéo xuống số thứ tự bạn muốn.

III. Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng Editing chọn Fill/Series

1. Hướng dẫn nhanh

• Mở tệp Excel của bạn, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên > Chọn Fill > Chọn Series.
• Chọn Rows nếu đánh số theo hàng, chọn Columns nếu đánh số theo cột.
• Chọn Linear để đánh sô kiểu tăng dần.
• Nhập số thứ tự bắt đầu vào mục Step value > Nhập số thứ tự cuối cùng vào mục Stop value > Chọn OK để hoàn tất và xem kết quả.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Mở tệp Excel của bạn, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên > Chọn Fill > Chọn Series.

Bước 2:

• Chọn Rows nếu đánh số theo hàng, chọn Columns nếu đánh số theo cột. Tùy vào mục đích của bạn để chọn Rows hoặc Columns nhé!
• Trong hướng dẫn này mình chọn Linear để đánh số kiểu tăng dần.  
• Nhập số thứ tự bắt đầu vào mục Step value > Nhập số thứ tự cuối cùng vào mục Stop value > Chọn OK.

Sau đó màn hình sẽ hiển thị dãy số thứ tự bạn đã chỉnh sửa.

IV. Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm Subtotal

1. Cú pháp của hàm

Ở cách này mình sẽ thực hiện lồng 2 hàm lại với nhau đó chính là hàm IF và hàm Subtotal với cú pháp như sau:

=IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]; Subtotal(funtion_num; ref1;...))

Trong đó:

• logical_test: Điều kiện của hàm IF.
• [value_if_true]: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
• [value_if_false]: Giá trị trả về nếu điều kiện sai.
• funtion_num: Hàm được hiểu theo giá trị số (Ở đây là số 3 tương đương với hàm CountA).
• ref1;...: Vùng chứa số thứ tự.

2. Ví dụ và cách thực hiện

Mình có 1 ví dụ như sau:

Bảng này đã được mình đánh số thứ tự từ trên xuống dưới bằng 2 hàm CountA và Subtotal với 1 vài ô trống không có số thứ tự. Sau đây hãy xem hàm Subtotal làm việc nhé!

Ví dụ đánh Số thứ tự

Bước 1: Nhập hàm theo cú pháp B3 = IF(C3="";"";SUBTOTAL(3;$C$3:C3)).

Giải thích hàm (Mình sẽ giải thích hàm này từ trong ra ngoài cho dễ hiểu nhé)

Đối với hàm SUBTOTAL(3;$C$3:C3) ta có:

• funtion_num = 3: Được hiểu là hàm CountA trong Subtotal.
• ref1 = $C$3:C3: Là vùng đã được đánh số thứ tự (Lưu ý: Luôn phải khóa giá trị đầu tiên, ở đây là B2, nếu không khóa thì khi chạy hàm sẽ bị lỗi đối với những ô bên dưới).

Đối với hàm IF(C3="";"";SUBTOTAL(3;$C$3:C3)) ta có:

• C3="";"": Có nghĩa là nếu giá trị ở ô C3 là rỗng thì Số thứ tự cũng sẽ là rỗng.
• SUBTOTAL(3;$C$3:C3): Nếu ô C3 không rỗng thì sẽ sử dụng hàm Subtotal.

Nhập hàm theo cú pháp B3 = IF(C3="";"";SUBTOTAL(3;$C$3:C3))

Bước 2: Thực hiện lọc dữ liệu bằng Filter và xem sự thay đổi khi sử dụng hàm Subtotal.

Trên đây là hướng dẫn 3 cách đánh số thứ tự tự động trong Excel siêu nhanh, đơn giản trên máy tính giúp bạn dễ dàng trong việc thống kê số liệu. Nếu cảm thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ cho bạn bè và đừng quên để lại bình luận phía dưới nhé!

Trung tâm bảo hành có bán linh kiện và dịch vụ chính hãng, gọi là có ngay hỗ trợ miễn phí, bảo hành suốt đời.