4 cách xóa khoảng trắng trong Excel tự động cho mọi phiên bản cực đơn giản, hiệu quả

Hướng dẫn cách xóa nhiều khoảng trắng trong Excel tự động nhanh chóng cho mọi phiên bản Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và trên MacOS cực đơn giản. Vào xem ngay!

Việc có quá nhiều khoảng trắng trong các ô chứa dữ liệu sẽ gây ra nhiều vấn đề khi bạn thực hiện các hàm hay những công thức. Vậy làm sao để có thể xóa những khoảng trắng đó, hãy theo dõi bài viết này để biết 4 cách xóa các khoảng trắng trong Excel đơn giản, nhanh chóng cho mọi phiên bản nhé!

Cách xóa khoảng trắng trong Excel tự động cho mọi phiên bản cực đơn giản, hiệu quả

I. Các nguyên nhân tạo nên nhiều khoảng trắng trong Excel

• Do vô tình nhấn nhiều lần dấu cách khi nhập dữ liệu mới.
• Do copy hoặc tải 1 file Excel từ trên mạng hoặc từ máy khác sang.
• Do sự không tương thích giữa 2 phiên bản Excel. 

II. Cách xóa khoảng trắng trong Excel

1. Sử dụng hàm TRIM để loại bỏ khoảng trắng

Đối với cách này bạn chỉ cần sử dụng hàm =Trim(Text) với Text là ô dữ liệu kiểu chữ cần bỏ khoảng trắng:

Bước 1: Mở file Excel có chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng > Tạo 1 cột phụ.

Mở file Excel có chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng > Tạo 1 cột phụ

Bước 2: Nhập hàm =Trim(ô cần xóa khoảng trắng) > Nhấn Enter.

Nhập hàm =Trim(ô cần xóa khoảng trắng) > Nhấn Enter

Bước 3: Nhấn giữ ô vuông nhỏ góc phải của ô được chọn > Kéo xuống để áp dụng cho những ô bên dưới.

Nhấn giữ ô vuông nhỏ góc phải của ô được chọn > Kéo xuống để áp dụng cho những ô bên dưới

Bước 4: Copy toàn bộ ô ở cột phụ.

Copy toàn bộ ô ở cột phụ

Bước 5: Chọn ô đầu tiên của cột chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng.

Chọn ô đầu tiên của cột chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng

Bước 6: Nhấn chuột phải > Chọn mục Value ở phần Paste Options.

Nhấn chuột phải > Chọn mục Value ở phần Paste Options

2. Sử dụng Find & Replace để loại bỏ khoảng trắng dư thừa giữa các từ

Với cách này thì đơn giản hơn cách trên rất nhiều nhưng lại không thể xóa được khoảng trắng ở đầu dòng.

Bước 1: Mở file Excel có chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H.

Mở file Excel có chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H

Bước 2: Ở phần Find what nhập dấu khoảng trắng (nút space trên bàn phím) > Ở phần Replace with để trống > Nhấn Replace All.

Ở phần Find what nhập dấu khoảng trắng (nút space trên bàn phím) > Ở phần Replace with để trống > Nhấn Replace All

Bước 3: 1 hộp thoại thông báo hiện lên đã thay thế thành công > Nhấn OK để loại bỏ khoảng trắng giữa các từ.

1 hộp thoại thông báo hiện lên đã thay thế thành công > Nhấn OK để loại bỏ khoảng trắng giữa các từ

3. Loại bỏ toàn bộ khoảng trắng giữa các số

• Cách này cũng giống với cách bên trên nhưng khác 1 cái ở đây là dữ liệu số.
• Ngoài ra bạn cũng có thể kết hợp cách 2 và 3 lại với nhau để áp dụng cho các trường hợp có cả số và chữ nhé!

Bước 1: Mở file Excel có chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H.

Mở file Excel có chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H

Bước 2: Ở phần Find what nhập dấu khoảng trắng (nút space trên bàn phím) > Ở phần Replace with để trống > Nhấn Replace All.

Ở phần Find what nhập dấu khoảng trắng (nút space trên bàn phím) > Ở phần Replace with để trống > Nhấn Replace All

Bước 3: 1 hộp thoại thông báo hiện lên đã thay thế thành công > Nhấn OK để loại bỏ khoảng trắng giữa các chữ số.

1 hộp thoại thông báo hiện lên đã thay thế thành công > Nhấn OK để loại bỏ khoảng trắng giữa các chữ số

4. Sử dụng công thức để loại bỏ toàn bộ khoảng trắng

Với cách này bạn phải sử dụng công thức SUBTITUTE với cú pháp như sau:

=SUBTITUTE(text;old_text;new_text;[instance_num])

Trong đó:

• Text: Là ô dữ liệu bạn muốn xóa khoảng trắng.
• Old_text: Ký tự cũ trong ô dữ liệu cần được thay thế.
• New_text: Dữ liệu mới sẽ thay thế cho dữ liệu cũ.
• [instance_num]: Số lần xuất hiện của old_text mà bạn muốn thay bằng new_text.

Bước 1: Mở file Excel có chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng > Tạo 1 cột phụ.

Mở file Excel có chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng > Tạo 1 cột phụ

Bước 2: Nhập hàm =SUBTITUTE(ô cần xóa;" ";"") > Nhấn Enter.

Nhập hàm =SUBTITUTE(ô cần xóa;" ";"") > Nhấn Enter

Bước 3: Nhấn giữ ô vuông nhỏ góc phải của ô được chọn > Kéo xuống để áp dụng cho những ô bên dưới.

Nhấn giữ ô vuông nhỏ góc phải của ô được chọn > Kéo xuống để áp dụng cho những ô bên dưới

Bước 4: Copy toàn bộ ô ở cột phụ.

Copy toàn bộ ô ở cột phụ

Bước 5: Chọn ô đầu tiên của cột chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng.

Chọn ô đầu tiên của cột chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng

Bước 6: Nhấn chuột phải > Chọn mục Value ở phần Paste Options.

Nhấn chuột phải > Chọn mục Value ở phần Paste Options

Và đó là những cách có thể giúp bạn xóa khoảng trắng trong Excel cực kỳ nhanh chóng chỉ với vài bước. Nếu bạn có thắc mắc về cách làm hãy để lại bình luận bên dưới nhé. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!!!

Trung tâm chuyên sửa chữa thay thế, bảo hành miễn phí, nhượng quyền thương hiệu trungtambaohanh.com + marketing.