Cách tạo Drop List (danh sách thả xuống) trong Excel cực đơn giản, có video hướng dẫn

Hướng dẫn cách tạo Drop List (danh sách thả xuống) trong Excel cực đơn giản, có video hướng dẫn cho mọi phiên bản. Vào xem ngay!!!

Nếu bạn đang thắc mắc hoặc gặp vấn đề trong việc tạo Drop List (danh sách thả xuống) trong Excel thì đừng lo lắng. Bài viết dưới đây mình sẽ hướng dẫn cho các bạn cách để tạo Drop List (danh sách thả xuống) trong Excel cực đơn giản, có video hướng dẫn nữa đấy nhé. Hãy cùng bắt đầu thôi nào!!

Cách tạo Drop List (danh sách thả xuống) trong Excel cực đơn giản, có video hướng dẫn

I. Drop List là gì? Khi nào cần sử dụng Drop List trong Excel

Drop List hay danh sách thả xuống là 1 kiểu định dạng dữ liệu rất tiện lợi và được nhiều người dùng Excel sử dụng hiện nay với các công dụng cực kỳ hữu ích như:

• Tạo các danh mục cần nhập vào ô trống.
• Tạo được tên, ngành nghề, nơi ở,... phù hợp cho các địa điểm cần lấy thông tin.
• Có thể thông qua Drop List giúp thực hiện khai báo, chấm công.
• Có thể thông qua Drop List giúp quản lý kho, bãi.

II. Cách tạo Drop List trong Excel bằng Data Validation

1. Hướng dẫn nhanh

Mở file Excel > Chọn thẻ Data > Chọn Data Validation > Chọn tab Settings > Trong mục Allow chọn List > Đi đến mục Sources > Nhập tên các thành phần cần tạo list > Nhấn OK để tạo Drop List trong Excel.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Mở file Excel > Chọn ô muốn tạo Drop List > Chọn thẻ Data > Chọn Data Validation.

Mở file Excel > Chọn ô muốn tạo Drop List > Chọn thẻ Data > Chọn Data Validation

Bước 2: Chọn tab Settings > Trong mục Allow chọn List.

Ở hộp thoại hiện lên > Chọn tab Setting > Đi đến mục Allow > Chọn List

Bước 3: Đi đến mục Sources > Nhập tên các thành phần cần tạo list > Nhấn OK để tạo Drop List trong Excel.

Ở đây mình sẽ tạo danh sách thả xuống tên của các thành phố ở tỉnh Hải Phòng.

Đi đến mục Sources > Nhập tên các thành phần cần tạo list > Nhấn OK để tạo Drop List trong Excel

Bước 4: Và đây là Drop List (danh sách thả xuống) sau khi tạo xong.

Drop List (danh sách thả xuống) sau khi tạo xong

3. Mẹo tạo nhanh Drop List bằng dữ liệu có sẵn

Ở đây bạn cũng thực hiện giống cách trên nhưng sẽ có 1 vài chỗ khác như sau:

Bước 1: Mở file Excel > Chọn ô muốn tạo Drop List > Chọn thẻ Data > Chọn Data Validation.

Mở file Excel > Chọn ô muốn tạo Drop List > Chọn thẻ Data > Chọn Data Validation

Bước 2: Chọn tab Settings > Trong mục Allow chọn List.

Ở hộp thoại hiện lên > Chọn tab Setting > Đi đến mục Allow > Chọn List

Bước 3: Đi đến mục Sources > Chọn từ dữ liệu có sẵn đã được tạo trong trang tính > Nhấn OK để tạo Drop List trong Excel.

Đi đến mục Sources > Chọn từ dữ liệu có sẵn đã được tạo trong trang tính > Nhấn OK.

Bước 4: Và đây là Drop List (danh sách thả xuống) sau khi tạo xong.

Drop List (danh sách thả xuống) sau khi tạo xong

III. Tạo Drop List phụ thuộc và 1 list khác

Bước 1: Thực hiện nhập liệu các tỉnh và các thành phố trong các tỉnh như hình bên dưới.

Thực hiện nhập liệu các tỉnh và các thành phố trong các tỉnh

Bước 2: Đặt tên cho các dữ liệu vừa nhập như sau:

Tô chọn dãy ô là thành phố của 1 tỉnh > Nhấp chuột phải > Chọn Define Name > Ở hộp thoại hiện lên nhập tên của các tỉnh tương ứng:

Tô chọn dãy ô là thành phố của 1 tỉnh > Nhấp chuột phải > Chọn Define Name

Ở hộp thoại hiện lên nhập tên của các tỉnh tương ứng:

Ví dụ:

• Tô chọn từ B1 đến B7: Đặt tên QuảngNinh.
• Tô chọn từ C1 đến C5: Đặt tên HảiPhòng.
• Tô chọn từ D1 đến D7: Đặt tên TháiBình.

Ở hộp thoại hiện lên nhập tên của các tỉnh tương ứng

Bước 3: Chọn ô cần đặt danh sách thả xuống > Chọn thẻ Data > Nhấn chọn Data Validation.

Chọn ô cần đặt danh sách thả xuống > Chọn thẻ Data > Nhấn chọn Data Validation

Bước 4: Ở hộp thoại hiện lên > Chọn thẻ Setting > Đi đến mục Allow > Chọn List.

Ở hộp thoại hiện lên > Chọn thẻ Setting > Đi đến mục Allow > Chọn List

Bước 5: Ở phần Source bạn nhập công thức sau: =INDIRECT(SUBSTITUTE(B12;" ";"")) > Nhấn OK.

Giải thích hàm:

• SUBSTITUTE(B12;" ";""): Có nghĩa là lấy dữ liệu ở ô B12 sau đó bỏ đi dấu cách ở giữa để phù hợp với tên bạn đã thực hiện đặt ở bước 2.
• Hàm INDIRECT: Sẽ đóng vài trò gián tiếp lấy các dãy ô có chứa Tỉnh đã đặt tên bên trên phù hợp với Tỉnh được nhập trong bảng bên dưới.

Ở phần Source bạn nhập công thức > Nhấn OK

Bước 6: Và đây là danh sách thả xuống có phụ thuộc 1 danh sách khác đã được tạo.

Giải thích kết quả: Ở đây danh sách thả xuống ở bên ô Thành Phố sẽ phụ thuộc với tỉnh đã nhập ở bên ô Tỉnh, có nghĩa là Nhập Hà Tĩnh thì sẽ lấy được các thành phố ở Hà Tĩnh.

Danh sách thả xuống có phụ thuộc 1 danh sách khác đã được tạo

Bước 7: Bạn nhấn giữ ô vuông nhỏ ở góc dưới của ô vừa nhập > Kéo xuống để áp dụng cho các ô bên dưới.

Nhấn giữ ô vuông nhỏ ở góc dưới của ô vừa nhập > Kéo xuống để áp dụng cho các ô bên dưới

Video hướng dẫn cách Tạo Drop List phụ thuộc và 1 list khác

IV. Cách bỏ Drop List trong Excel

Bước 1: Chọn ô có định dạng Drop List > Chọn thẻ Home.

Chọn ô có định dạng Drop List > Chọn thẻ Home

Bước 2: Đi đến phần Editing > Nhấn vào Clear > Chọn Clear All để bỏ Drop List trong Excel.

Đi đến phần Editing > Nhấn vào Clear > Chọn Clear All để bỏ Drop List trong Excel

Và đó là 3 cách có thể giúp bạn tạo Drop List trong Excel 1 cách dễ dàng và nhanh chóng. Nếu có thắc mắc về cách làm thì bạn hãy để lại bình luận bên dưới nhé. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!!!

Trung tâm bảo hành có bán linh kiện và dịch vụ chính hãng, gọi là có ngay hỗ trợ miễn phí, bảo hành suốt đời.