Hướng dẫn cách đánh số thứ tự tự động trong Google Sheets cực chi tiết

Hướng dẫn cách đánh số thứ tự tự động trong Google Sheets cực chi tiết, dễ làm với chuột, hàm ROW, hàm COUNTA và các lỗi khi đánh số. Vào xem ngay!!

Việc đánh số thứ tự cho nhiều dữ liệu ở 1 dãy ô có lẽ rất quen thuộc với mọi người khi sử dụng Excel. Thế nhưng, trên Google Sheet thì việc đánh số thứ tự có giống trên Excel hay không. Hãy cùng mình theo dõi bài viết cách đánh số thứ tự trong Google Sheet sau đây để hiểu và biết được cách thực hiện nhé!

I. Lợi ích của việc đánh số thứ tự trong Google Sheet

• Giúp dễ dàng tìm kiếm.
• Dễ phân biệt được các hàng dữ liệu với nhau.
• Tạo sự dễ đọc, xem cho người sử dụng.

II. Cách đánh số thứ tự trong Google Sheet

1. Đánh số thứ tự trong Google Sheet tự động

• Ưu điểm: Dễ thực hiện, thao tác đơn giản, đánh số tự động, liên tục.
• Nhược điểm: Dữ liệu khó chính xác nếu có hàng trống, khi thêm dữ liệu mới cần phải đánh số thứ tự lại từ đầu.

Bước 1: Nhập liên tiếp số 1 và 2 giống như trong hình ở 2 ô đầu tiên cần đánh số thứ tự.

Nhập liên tiếp số 1 và 2 giống như trong hình ở 2 ô đầu tiên cần đánh số thứ tự

Bước 2: Tô chọn cả 2 ô chứa số 1 và 2 vừa nhập ở bước 1.

Tô chọn cả 2 ô chứa số 1 và 2 vừa nhập ở bước 1

Bước 3: Đặt con trỏ chuột ở góc dưới cùng bên phải của vùng chọn > Nhấn giữ chuột > Kéo xuống dưới đến nơi bạn muốn dừng lại để đanh số thứ tự cho cột.

Và đây là kết quả sau khi thực hiện xong.

Kết quả sau khi thực hiện xong

2. Sử dụng hàm ROW để đánh số thứ tự trong Google Sheet

• Ưu điểm: Trả về đúng số hàng được chọn dưới dạng số, cách làm đơn giản, dễ dàng với hàm ROW.
• Nhược điểm: Trả về đúng số hàng của Google Sheet, nếu muốn hàm cho ra kết quả đúng với dữ liệu thì cần thêm 1 vài hàm kết hợp, vẫn trả về kết quả nếu hàng trống.

Bước 1: Đi đến ô cần đánh số thứ tự > Nhập hàm =ROW()-1 vào ô đó.

Giải thích hàm: Ở đây mình sử dụng hàm =ROW()-1 bởi vì ô mình đang nhập là ô A2 không phải ô A1 nên số thứ tự hàm ROW lấy ra sẽ là 2. Nhưng hàng có dữ liệu lại là hàng đầu tiên nên mình phải thêm -1 vào để số thứ tự hàm ROW lấy ra sẽ là 1. Trong trường hợp bạn sử dụng hàng đầu tiên để nhập hàm thì không cần phải thêm -1.

Đi đến ô cần đánh số thứ tự > Nhập hàm =ROW()-1 vào ô đó

Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả > Kéo vùng dữ liệu xuống phía dưới để áp dụng công thức cho các ô bên dưới.

Nhấn Enter để hiển thị kết quả > Kéo vùng dữ liệu xuống phía dưới để áp dụng công thức cho các ô bên dưới

• Ngoài ra còn có 1 trường hợp khác là bạn chỉ muốn hiển thị số thứ tự cho các bản ghi đã được điền, bạn có thể sử dụng công thức như bên dưới.
• Với cách này thì chỉ những hàng có dữ liệu thì mới hiển thị số thứ tự.

Bước 1: Nhập công thức =IF(B2<>"";ROW(B2)-1;"") vào cột cần đánh số thứ tự.

Giải thích hàm: Hàm này có nghĩa là nếu như ô B2 khác trống hay có dữ liệu thì sẽ đánh số thứ tự đúng với số hàng, còn nếu không sẽ bỏ trống, không đánh số thứ tự.

Nhập công thức như trong hình vào cột cần đánh số thứ tự

Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả > Kéo vùng dữ liệu xuống phía dưới để áp dụng công thức cho các ô bên dưới. Ở các hàng không có dữ liệu thì các số thứ tự sẽ không được hiển thị.

Nhấn Enter để hiển thị kết quả > Kéo vùng dữ liệu xuống phía dưới để áp dụng công thức cho các ô bên dưới

3. Sử dụng hàm COUNTA

• Ưu điểm: Đếm đúng số ô có dữ liệu, cú pháp hàm đơn giản, dễ sử dụng.
• Nhược điểm: Để ra đúng kết quả cần kết hợp thêm hàm ISBLANK để loại bỏ số ô trống.

Bước 1: Nhập công thức =IF(ISBLANK(B2);“”;COUNTA($B$2:B2)) vào ô cần đánh số thứ tự.

Giải thích hàm: Ở đây hàm IF sẽ kiểm tra xem ô B2 có trống hay không (sử dụng hàm ISBLANK). Nếu nó trống, công thức IF sẽ trả về một khoảng trống và nếu không, nó sẽ đếm tất cả các hàng đã điền trong phạm vi được chỉ định và đưa ra con số chính xác cho từng hàng.

Lưu ý: Bạn cần phải khóa ô đầu tiên trong công thức COUNTA, ở đây là $B$2. Việc này để giúp bạn có thể mở rộng dữ liệu ra cho các lần sau để dữ liệu được chính xác hơn. Ví dụ: Khi mình kéo đến ô B6 thì hàm COUNTA sẽ đếm $B$2:B6 tức là từ B2 đến B6.

Nhập công thứ như trong hình vào cột cần đánh số thứ tự

Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả > Kéo dữ liệu xuống các ô bên dưới.

Nhấn Enter để hiển thị kết quả > Kéo dữ liệu xuống các ô bên dưới

4. Cộng thêm 1 vào ô số thứ tự trước đó

• Ưu điểm: Cách làm đơn giản, dễ thực hiện, nhanh chóng.
• Nhược điểm: Yêu cầu không có hàng trống trong tập dữ liệu, có nhiều hạn chế, dễ gây ra lỗi khi xóa 1 cột bất kỳ.

Bước 1: Bạn nhập số 1 vào ô đầu tiên cần đánh số thứ tự, ở đây là ô A2.

Bạn nhập số 1 vào ô đầu tiên cần đánh số thứ tự, ở đây là ô A2

Bước 2: Ở ô A3 bạn nhập =A2+1.

Ở ô A3 bạn nhập =A2+1

Bước 3: Đặt con trỏ chuột ở góc dưới cùng bên phải của vùng chọn > Nhấn giữ chuột > Kéo xuống dưới đến nơi bạn muốn dừng lại để đanh số thứ tự cho cột.

Và đó là 4 cách có thể giúp bạn đánh số thứ tự trong Google Sheet cực nhanh và đơn giản. Nếu có thắc mắc về cách làm thì bạn hãy để lại bình luận bên dưới nhé. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!

Trungtambaohanh.com chuyên hỗ trợ sửa chữa bảo hành điện thoại laptop PC Surface Đồng Hồ cho khách hàng trên toàn TP.