Tổng hợp cách sử dụng Google Drive trên điện thoại, máy tính đầy đủ

Google Drive là một ứng dụng lưu trữ tài liệu phổ biến nhất hiện nay. Click xem ngay hướng dẫn và các mẹo sử dụng Google Drive hiệu quả, giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn nhé!

Google Drive là một ứng dụng lưu trữ tài liệu rất phổ biến hiện nay với khả năng lưu trữ cùng nhiều tính năng độc đáo. Trong bài viết này, mình sẽ giới thiệu đến các bạn những mẹo cực hữu ích dành cho Google Drive trên máy tính và điện thoại nhé!

1. Các thông tin về Google Drive mà bạn cần biết

Google Drive lưu trữ, đọc được những tập tin nào?

Google Drive lưu trữ, đọc được hầu hết các loại tập tin như:

+ Tệp nén (zip, rar, tar, gzip).

+ Định dạng âm thanh (MP3, MPEG, WAV, OGG).

+ Tệp hình ảnh (JPEG, PNG, GIF, BMP).

+ Tệp đánh dấu/mã (CSS, HTML, PHP, C, CPP, H, HPP, JS).

+ Tệp văn bản (TXT, PDF).

+ Tệp video (WebM, MPEG-4, 3GPP, MOV, AVI, MPEG PS, WMV, FLV, OGG).

+ Adobe Photoshop (psd, pdd, psdt).

+ Apple Pages (công cụ soạn thảo của Apple).

+ Autodesk AutoCAD.

+ PostScript.

+ Fonts chữ.

Chính nhờ sự đa dạng, đa nhiệm đó mà Google Drive đã chiếm được thiện cảm của người dùng và ngày càng được sử dụng rộng rãi như hiện nay.

Google Drive lưu trữ, đọc được hầu hết các định dạng tập tin

Google Drive hỗ trợ trên những thiết bị, nền tảng nào?

Google Drive hỗ trợ trên đa dạng những thiết bị cũng như những nền tảng như: Web, ứng dụng trên Chrome, hệ điều hành Windows, macOS, Android, iOS, điện thoại, máy tính bảng.

Người dùng Linux và Windows Phone sẽ phải dùng phần mềm bên thứ ba để truy cập Google Drive.

Google Drive hỗ trợ trên nhiều thiết bị, nền tảng

Dung lượng miễn phí Google Drive và các gói cước nâng cấp

Mỗi tài khoản Drive được cấp sẵn dung lượng 15GB miễn phí. Tuy nhiên nếu nhu cầu sử dụng của bạn cao thì có thể nâng cấp thêm dung lượng của Drive.

Các gói cước nâng cấp dung lượng Drive:

Gói	100GB	200GB	2TB	10TB	20TB	30TB
1 Tháng	45.000 VNĐ	69.000 VNĐ	225.000 VNĐ	2.250.000 VNĐ	4.500.000 VNĐ	6.750.000 VNĐ
1 Năm	450.000 VNĐ	690.000 VNĐ	2.250.000 VNĐ	Không hỗ trợ	Không hỗ trợ	Không hỗ trợ

2. Hướng dẫn cách sử dụng Google Drive cơ bản

Cách tải dữ liệu lên Google Drive

Truy cập vào Google Drive trên máy tính hoặc điện thoại > Nhấn vào Drive của tôi > Chọn Tải lên tệp hoặc Tải lên thư mục > Chọn tệp hoặc thư mục cần tải > Nhấn Tải lên.

Cách tải tệp, thư mục trên Google Drive về máy tính, điện thoại

Click chuột phải vào tệp hoặc thư mục muốn tải (đối với điện thoại thì bạn nhấn giữ vào tệp) > Chọn Tải xuống.

Tải tệp, thư mục trên Google Drive

Tạo tập tin, tài liệu mới trên Google Drive

Bước 1: Chọn + Mới > Chọn loại tập tin, tài liệu muốn tạo.

Ví dụ ở đây, mình chọn Google Tài liệu.

Chọn loại tập tin, tài liệu muốn tạo

Bước 2: Tập tin, tài liệu trống sẽ hiện ra và bạn có thể bắt đầu thao tác.

Bắt đầu thao tác với tài liệu trên Google Drive

Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo thêm nhiều tập tin, tài liệu nâng cao khác bằng cách thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn + Mới > Chọn vào Ứng dụng khác > Click chọn Kết nối ứng dụng khác.

Tạo thêm nhiều tập tin, tài liệu khác

Bước 2: Chọn ứng dụng nâng cao muốn thao tác.

Chọn ứng dụng mà bạn muốn liên kết, thao tác

Để xóa ứng dụng thứ ba đã kết nối các bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn biểu tượng răng cưa (Cài đặt) > Chọn Cài đặt > Chọn Quản lý ứng dụng.

Chọn Quản lý ứng dụng trong cài đặt

Bước 2: Chọn Tùy chọn > Click chọn Ngắt kết nối khỏi Drive.

Ngắt kết nối khỏi Google Drive

Chia sẻ tập tin, thư mục với người khác

Bước 1: Nhấn chuột phải vào tập tin, thư mục cần chia sẻ (đối với điện thoại thì nhấn giữ ở tập tin, thư mục cần chia sẻ) > Chọn Chia sẻ.

Nhấn chuột phải vào tập tin, thư mục cần chia sẻ

Bước 2: Nếu bạn muốn chia sẻ với một vài người, nhập địa chỉ email > Chọn Xong.

Chia sẻ với một vài người

Bước 3: Nếu bạn muốn chia sẻ với nhiều đối tượng, bạn click chọn Chia sẻ với bất kỳ ai có đường liên kết.

Chia sẻ với bất kỳ ai có đường liên kết

Tùy chọn thao tác mà bạn muốn chia sẻ. Có 3 tùy chọn chia sẻ ngay bên dưới là: Người xem, Người nhận xét và Người chỉnh sửa.

Chọn tùy chọn chia sẻ

Sau đó, bạn click chọn Xong và gửi liên kết đến những người mà bạn muốn chia sẻ tệp, thư mục này.

Truy cập các tệp tin khi không có kết nối Internet

Bước 1: Nhấn vào Google Drive Offline.

Thêm Google Drive Offline

Bước 2: Click chọn Add extension.

Chọn Add extension

Bước 3: Truy cập vào Google Drive của mình và chọn General (Chung) trong phần Cài đặt > Chọn Offline.

Truy cập các tệp tin khi không có kết nối Internet

Sắp xếp các tệp trong Drive

Bước 1: Tạo thư mục mới nhấn + Mới > Chọn Thư mục.

Tạo thư mục mới

Bước 2: Đánh "Dấu sao" cho những tệp và thư mục quan trọng bằng cách click chuột phải vào các tệp này > Chọn Thêm vào thư mục có gắn dấu sao.

Sắp xếp các tệp trong Drive

Chỉnh sửa bố cục xem Drive

Có 2 dạng xem bố cục trên Google Drive:

+ Bố cục lưới: Giúp phóng to nội dung bên trong thư mục, tập tin,... để người dùng dễ cảm nhận hơn nội dung bên trong.

+ Bố cục danh sách: Giúp người dùng có thể xem tổng quát số lượng nhiều tập tin, thư mục cùng lúc.

3. Hướng dẫn cách sử dụng Google Drive chuyên nghiệp

Đồng bộ Google Drive với máy tính

Thay vì mỗi lần upload lên theo cách thủ công thì các bạn tạo thư mục tự động đồng bộ và khi chúng ta cần đồng bộ thì chỉ cần đưa dữ liệu vào đó là có thể hoàn thành.

Đồng bộ Google Drive với máy tính

Kích hoạt tính năng Offline trên Google Drive

Bạn có thể kích hoạt tính năng Offline để sử dụng và chỉnh sửa các dữ liệu trong Google Drive ngay cả khi không có Internet.

Bước 1: Click vào biểu tượng bánh răng cưa > Chọn Cài đặt > Click chuột phải vào ảnh và chọn thẻ General (Chung).

Vào cài đặt và chọn thẻ Chung

Bước 2: Tìm mục Ngoại tuyến (Offline) và tick vào.

Tick vào mục Ngoại tuyến

Tìm kiếm từ khóa tối ưu

Google Drive còn cho phép người dùng tìm kiếm từ khóa một cách tối ưu, ngay cả khi từ khóa ấy nằm trong một bức ảnh. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Chụp lại ảnh của văn bản, tài liệu và up lên hệ thống.

Chụp lại ảnh của văn bản và up lên Drive

Bước 2: Chọn Mở bằng > Chọn Google Tài liệu để mở ảnh dưới dạng một văn bản thường.

Chọn Google Tài liệu để mở ảnh dưới dạng văn bản

Lúc này bạn có thể tùy ý chỉnh sửa văn bản theo ý muốn. Đây là quá trình "convert" định dạng khá tuyệt vời của Google Drive.

Tìm kiếm nhanh trong Google Drive

Để tìm kiếm nhanh chóng bạn chỉ cần nhập từ khóa owner: email người cần tìm kiếm > Ấn Enter.

Tìm kiếm nhanh trong Google Drive bằng email chủ sở hữu

Thậm chí, nếu bạn muốn tìm theo khung thời gian bạn chỉ cần gõ Before: hoặc After: thời gian cụ thể là có thể tìm kiếm ra ngay.

Tìm kiếm tài liệu trong Google Drive theo thời gian cụ thể

Scan ảnh bằng Google Drive

Scan ảnh bằng Google Drive mang lại rất nhiều lợi ích cho người dùng:

+ Chuyển đổi nhanh chóng, không cần cài đặt phần mềm.

+ Chuyển đổi chính xác, không bị lỗi font.

+ Chỉnh sửa nội dung ngay sau khi chuyển đổi.

Scan ảnh bằng Google Drive

Xem lại các phiên làm việc trước của văn bản

Bước 1: Click chuột phải vào file đang cần xem lại > Chọn Xem chi tiết (View Details).

Click chuột phải vào file và chọn Xem chi tiết

Bước 2: Lúc này sẽ xuất hiện một danh sách các file mà bạn đã chỉnh sửa với các mốc thời gian khác nhau. Bạn có thể khôi phục bất kỳ phiên bản nào mà bạn mong muốn.

Danh sách các file mà bạn đã chỉnh sửa sẽ hiển thị

Soạn văn bản bằng giọng nói

Soạn văn bản bằng giọng nói mang đến nhiều lợi ích:

+ Tiết kiệm thời gian soạn văn bản khi bạn gõ phím chậm.

+ Thuận tiện để soạn văn bản khi bàn phím bị hư hỏng.

Soạn văn bản bằng giọng nói trên Google Drive

Tìm kiếm file theo dung lượng trên Google Drive

Bước 1: Truy cập vào đường link TẠI ĐÂY.

Bước 2: Chọn một trong hai hình thức hiển thị dung lượng (tăng dần hoặc giảm dần) để xem xét.

Tìm kiếm file theo dung lượng trên Google Drive

Chèn link vào tệp văn bản đang làm việc

Bước 1: Bôi đen cụm từ cần chèn link.

Chọn cụm từ cần chèn link

Bước 2: Chọn biểu tượng liên kết > Dán đường link (URL) vào khung > Nhấn Áp dụng.

Chèn link vào tệp văn bản đang làm việc

4. Giải đáp một số câu hỏi liên quan

Không tải được tập tin lên Google Drive?

- Trả lời: Google Drive giới hạn dung lượng các tập tin tải lên. Nếu không tải được thì rất có thể Google Drive hết dung lượng lưu trữ (15 GB đối với tài khoản miễn phí) hoặc do tập tin của bạn đã vượt qua giới hạn, cụ thể:

+ Google Drive: Giới hạn tải lên tập tin có kích thước 5TB (1TB = 1024GB).

+ Google Docs: Giới hạn tải lên 50MB và 1.024.000 kí tự.

+ Google Sheets: Giới hạn tải lên 2.000.000 cells (tính toán quá phức tạp cũng có thể không được lưu thành công).

+ Google Slides: Giới hạn tải lên tập tin lớn hơn 100MB.

+ Google Drawing: Không giới hạn.

Google Drive giới hạn dung lượng các tập tin tải lên

Cách tăng dung lượng Google Drive mà không nâng cấp?

- Trả lời: Để tăng dung lượng Google Drive mà không nâng cấp các bạn thực hiện như sau:

+ Nhận 1024GB miễn phí từ Local Guides Google Maps.

+ Dọn dẹp các tệp trùng lặp hoặc không sử dụng.

+ Tải video lên YouTube và chuyển về chế độ riêng tư nếu không muốn người khác xem.

+ Sử dụng Google Photos để lưu hình ảnh, video.

+ Không thêm các tệp được chia sẻ với bạn vào Google Drive.

+ Dọn dẹp thùng rác trên Drive.

+ Sử dụng các công cụ trực tuyến của Google để soạn thảo, làm việc

+ Thường xuyên dọn dẹp mail rác, mail quảng cáo,...

+ Cài đặt phần mềm Duplicate Sweeper để xóa các tệp trùng.

Tăng dung lượng Google Drive mà không nâng cấp

Cách tạo thư mục Drive để nhiều người upload?

- Trả lời: Bạn cần lấy ảnh, video hay file từ bạn bè, người thân hoặc khách hàng nhưng họ chưa biết dùng cách nào thì hãy tạo thư mục Drive để nhiều người upload .

Có thể tải file đã xóa trên Google Drive không?

- Trả lời: Bạn chỉ có thể tải khi tệp, file vẫn còn nằm trong thùng rác Google Drive của chủ sở hữu. Có 2 cách để thực hiện:

+ Nhanh tay click vào nút download ngay sau khi file bị xóa.

+ Tạo direct link từ link Google Drive

Có thể tải file đã xóa trên Google Drive không?

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết. Chúc bạn thành công nhé!

Trung tâm đào tạo kỹ thuật bảo hành điện thoại – máy tính bảng, laptop, đồng hồ thông minh, máy giặt, đồ điện chưa phân vào đâu: máy pha cà phê, máy tưới, thiết bị gia dụng tận nhà cho khách hàng.