1. Xin thông báo.

🍀Xin Tb: từ 19/12 trở đi, khi giao dịch chat zalo với khách nào muốn ck từ xa @All chỉ gửi đúng stk này, khách muốn ck từ xa y/c bắt buộc chịu phí xuất VAT + 8 % dù lấy cho cá nhân / công ty hay ko lấy cũng chịu phí này ( giá trên biên nhận chưa bao gồm)

Nếu khách không chịu phí này vui lòng đến trực tiếp Công ty kế toán đưa phương án xử lý khách

All nắm thực hiện cho đúng, không được sai quy định này sau ngày 18-12 ai sai chịu trách nhiệm toàn phần.

2. Nhắc lại quy trình.

Nhắc lại quy trình: KTV huỷ đơn thì phải note hội thoại, nếu quên gắn tag thì điều phối kiểm đơn gắn thẻ huỷ / đúng/ sai liền trong ngày.

3. 💥 Nhắc lại ktv nào cố tình làm sai quy trình, ko cho KH ký tên linh kiện thì tự xử lý cho khách, ko dc thì tự đền máy đó cho khách, cứ thế quy trình căn bản ko để khách gọi hotline. ❌

4. Luôn nhớ rằng "mua danh 3 vạn, bán danh 3 đồng" mỗi người hãy tự đóng vai trò là chủ cửa hàng để làm việc với khách từ đầu đến cuối cho sạch đẹp đừng để phàn nàn về thái độ phục vụ, thu gì hay free gì phải thể hiện rõ ràng cụ thể trong đơn khi gửi zalo cho khách.

5. Chú ý: Nếu khách nào gởi tin bị báo đỏ thì bấm F5 refresh lại,

1. Nhờ khách tương tác hoặc kết bạn

2. F5 hoặc copy link rồi truy cập lại hội thoại đó, 

nhớ nhắn it như Hi và rồi mới nhắn nhiều chứ ko so lo 1 mình nhắn hoài, phải yêu cầu khách like và bấm đồng ý mới làm.

6. Máy xong bấm gửi hàng phải chuyển sang trạng thái màu cam này, sẽ ra tin tự động nhắc khách đến lấy, ko thấy tin tự động thì gọi khách gấp @All

7. THÔNG BÁO

Kính gửi toàn thể nhân viên

Trước tình hình kinh tế chung đang gặp nhiều khó khăn, thị trường biến động, nhu cầu khách hàng thắt chặt chi tiêu; trong khi các chi phí mặt bằng, thuế và vận hành không những không giảm mà còn có xu hướng tăng, công ty buộc phải rà soát và điều chỉnh kế hoạch nhân sự nhằm đảm bảo hoạt động ổn định, bền vững lâu dài.

📌 Từ ngày 07/01/2026, công ty sẽ tiến hành họp và đánh giá để giữ lại những nhân sự:

• Làm việc chăm chỉ, có tinh thần trách nhiệm
• Chủ động, tập trung trong công việc
• Trân trọng khách hàng
• Tự giác trong công việc
• Trân trọng thời gian và cơ hội làm việc tại công ty

📌 Đối với các trường hợp:

• Không còn yêu thích công việc
• Thiếu tập trung, tinh thần làm việc kém
• Thái độ lười nhác
• Bỏ đơn hàng, làm ảnh hưởng doanh số
• Không phù hợp với định hướng chung

👉 Công ty sẽ thông báo trước từ 30–60 ngày để các cá nhân chủ động tìm kiếm công việc mới và tiến hành chấm dứt hợp tác theo chính sách cắt giảm nhân sự do khó khăn chung và lượng đơn hàng giảm.

⚠️ Rất mong toàn thể nhân viên thấu hiểu, chia sẻ và cùng nỗ lực vượt qua giai đoạn nhiều thử thách này.

Trân trọng thông báo,
Ban Lãnh Đạo Công Ty

7. Nhắc lại " y/c KT và KD loại NS những ca hướng xử lý ko ghi rõ đúng chuẩn theo linh kiện xuất”

8. THÔNG BÁO

Tất cả AE nhớ làm xong thì phải nhờ khách bấm ok hay Có hoặc Không ..cái gì để tương tác lại không được solo nhắn tin 1 mình zalo nó bắt Limit rate ko cho nhắn và mình vi phạm Quy trình xử lý đơn hàng. 

1. Dù Hủy hay gì báo giá xong phải confirm mới làm 

2. Giao hoặc thanh toán xong phải xác nhận lại Có hài lòng hay Không

=> thì mới đủ và được tính năng suất nha @All không được Solo 1 mình nhắn Zalo chặn báo tin đỏ nghe, nhắc lại @All chú ý

9.  Lưu ý: Những ca HỦY KHÔNG THỂ HIỆN HỘI THOẠI CỤ THỂ, LÝ DO HỦY, TẠI SAO KO XỬ LÝ ĐƯỢC??? KHÔNG AI ĐƯỢC NOTE CHUNG CHUNG QUA LOA , ĐỐI PHÓ

10. Mọi người lưu ý.

Với những khách không sử dụng Zalo, bắt buộc phải xin số điện thoại có ít nhất một nền tảng liên lạc khác như WhatsApp, Viber, Line hoặc Facebook.

Trao đổi rõ với khách:
“Dạ, theo quy trình của bên em, tụi em cần gửi biên nhận và cập nhật tình trạng máy qua một trong các nền tảng này để anh/chị tiện theo dõi ạ.”

Hiện tại kiểm tra thấy có tình trạng KTV dùng Zalo cá nhân giả làm khách khá nhiều. Việc này tuyệt đối không được phép xảy ra nữa. Mọi người nghiêm túc thực hiện để hạn chế tối đa tình trạng này nhé.

11. Nhắc lại để mọi người thực hiện đúng quy trình.

Bắt buộc nhắc khách nhắn “Đã nhận” (hoặc có phản hồi xác nhận) để tạo tương tác trước khi kế toán tiến hành thu tiền.

• Nếu KTV quên: kế toán chủ động nhắc khách.
• Nếu cả KTV và kế toán đều sót: sẽ đối chiếu checklist và truy thu trách nhiệm liên đới.

Tất cả phải đảm bảo có bước “XÁC NHẬN & OK ĐỒNG Ý” trước khi thu tiền.

12. Mọi người lưu ý quy định sau

Chỉ sử dụng Zalo do công ty cấp để tạo đơn thay khách trong các trường hợp đặc biệt như: khách không mang điện thoại hoặc điện thoại bị hư. Tuyệt đối không được lạm dụng.

Đối với các trường hợp khách “khó” (178) không cung cấp Zalo, cần chủ động tư vấn và thuyết phục khách cung cấp ít nhất một kênh liên lạc như Zalo, WhatsApp hoặc Facebook, nhằm đảm bảo đúng quy trình của công ty.

Mục tiêu là tất cả đơn hàng đều phải có kênh liên lạc xác thực với khách hàng.

13. Hãy ghi nhớ.

Dù là làm miễn phí hay hỗ trợ bất kỳ hạng mục nào, vẫn bắt buộc yêu cầu khách nhắn tin xác nhận (ví dụ: “đã nhận”, “cảm ơn”, hoặc nội dung tương tự).

Nếu không có xác nhận từ khách, kế toán sẽ tiến hành thu đủ chi phí từ KTV thực hiện.

Nhắc lại: mọi trường hợp đều phải có xác nhận của khách hàng.

14. Một số khách cài đặt chặn người lạ nên hệ thống Pancake không thể gửi tin nhắn tự động, dẫn đến lý do hủy không gửi được.

Để tránh tình trạng này:

• Nên chủ động nhắn thử 1 tin trước để kiểm tra tin nhắn có gửi thành công hay không rồi hãy thao tác hủy.
• Hoặc yêu cầu khách nhắn “Hi” trước để mở tương tác, đảm bảo hệ thống gửi tin nhắn được.

Làm đúng bước này để tránh lỗi phát sinh không đáng có nhé.

15. Mọi người lưu ý khi tư vấn online

Hotline cần chủ động yêu cầu khách nhắn Zalo trước để tiện gửi địa chỉ chính xác và hình ảnh mặt bằng.

Việc này giúp khách dễ tìm đúng vị trí, tránh mất thời gian tìm kiếm hoặc đi nhầm sang cửa hàng khác (đặc biệt là các điểm gần đối thủ).

16. Thông báo

Từ tháng 01/2026, hệ thống đã chuyển sang Pancake, giúp bộ phận kinh doanh và kế toán theo dõi, tính toán năng suất thu mua / thanh lý / tháo xác linh kiện dễ dàng và minh bạch hơn.

👉 Vì vậy, yêu cầu toàn thể đội ngũ tập trung đẩy mạnh tư vấn thu mua để gia tăng hiệu quả doanh thu, đặc biệt trong giai đoạn cạnh tranh và nhiều thách thức hiện nay.

Mọi người nghiêm túc triển khai nhé.

17. 

Hiện tại có nhiều KTV chưa chủ động gọi Grab hỗ trợ nhận máy, còn thụ động chờ khách mang đến. Tình trạng này cần thay đổi ngay.

Trong giai đoạn thị trường nhiều khó khăn và cạnh tranh cao, mỗi người cần chủ động hơn trong công việc: liên hệ khách, hỗ trợ nhận máy, tạo cơ hội phát sinh đơn.

Tinh thần chung: chủ động – trách nhiệm – có làm thì mới có kết quả, không chờ đợi hay phụ thuộc vào khách tự tìm đến.

Đề nghị toàn bộ KTV nghiêm túc thực hiện.

18. Mọi người lưu ý:

Đối với các trường hợp bảo hành hoặc hỗ trợ miễn phí, KTV bắt buộc nhắc khách nhắn xác nhận với nội dung như:
“tôi đến bảo hành”, “cảm ơn đã hỗ trợ miễn phí”… và khuyến khích khách đánh giá 5★ trên Google Maps cho Viện.

Mục tiêu: vừa có xác nhận rõ ràng từ khách, vừa tăng uy tín và hình ảnh thương hiệu.

Tất cả cần thực hiện đầy đủ, tránh thiếu sót.

19. Mọi người bắt buộc thực hiện đúng quy trình:

• Khách không chụp hình khi nhận máy → không nhận máy
• Không có hình linh kiện cũ khi tháo ra → không trả máy, không thu tiền
• Bắt buộc phải có hình lúc nhận (đầu vào) và lúc giao (đầu ra) → mới được trả máy và thu tiền

Quy định này áp dụng tuyệt đối, không ngoại lệ.
Mục tiêu: minh bạch, tránh tranh chấp và bảo vệ cả công ty lẫn KTV.

20. Mọi người lưu ý:

Kế toán khi thanh toán bắt buộc kiểm tra khách đã cung cấp địa chỉ chưa.

• Nếu chưa có → phải xin lại ngay.
• Từ 01/02/2026: không đúng địa chỉ → không áp dụng bảo hành (bảo hành theo địa chỉ đã cung cấp).

@All sử dụng lệnh /k để xin lại thông tin.

• Nếu khách không cung cấp địa chỉ → từ chối bảo hành theo quy định.

📌 Mẫu nhắn khách:
“Dạ em xin lại địa chỉ để BẢO HÀNH & xuất hóa đơn giúp mình nhé #{FULL_NAME}?”

Kiểm soát viên: #{STAFF_NAME}
Ngày: #{TODAY(DD/MM/YYYY)} – #{PRESENT(HH:mm)}

21. Thông báo

Ban Giám đốc đang tiến hành rà soát và đánh giá mức độ cá nhân hóa trong cách làm việc của từng nhân viên, nhằm xác định các hành động, quyết định được đưa ra là vì lợi ích cá nhân hay hướng đến lợi ích chung và sự phát triển bền vững của Công ty.

Kết quả đánh giá sẽ được Ban Giám đốc trao đổi trực tiếp qua email đến từng nhân sự liên quan trong tuần này.

Đề nghị mọi người nghiêm túc nhìn nhận và điều chỉnh nếu cần.

22. Thông báo quy định:

Từ tháng 01/2026, trong thời gian làm việc, nếu không có khách trước mặt mà KTV hoặc bất kỳ nhân viên văn phòng nào sử dụng điện thoại cá nhân, lễ tân có trách nhiệm chụp hình và up lên nhóm để BGĐ xem xét việc phân khách và đánh giá tuân thủ.

📌 Trường hợp lạm dụng điện thoại cá nhân cho việc riêng:
→ Sẽ bị áp dụng hình thức không cho mang điện thoại vào công ty.

📌 Yêu cầu lễ tân:

• Bắt buộc thực hiện đúng quy định.
• Nếu không up hình theo yêu cầu → chịu trách nhiệm liên đới và bị xử phạt.

Đề nghị toàn bộ nhân sự nghiêm túc tuân thủ.

23. THÔNG BÁO: GIẢI PHÁP XỬ LÝ KHI PANCAKE BỊ LỖI

Khi hệ thống Pancake gặp sự cố, toàn bộ nhân sự chuyển sang tạo đơn trên Haravan và in đơn như trước:
👉 https://trungtambaohanh.myharavan.com/admin/ord...

📌 Nguyên tắc sử dụng:

• Chỉ sử dụng Haravan khi hệ thống Pancake bị lỗi.
• Công ty sẽ tự mở quyền truy cập, chỉ dùng để tạo đơn & in đơn → không tra cứu, không làm việc khác.
• Tất cả dùng chung 1 tài khoản, bắt buộc:
  • Ghi rõ tên người tạo đơn trong phần tình trạng.
  • Xin SĐT + địa chỉ khách đầy đủ để hoàn tất giao nhận & thanh toán như cũ.

📌 Lưu ý quan trọng:

• Công ty sẽ kiểm tra và vẫn tính năng suất trong thời gian hệ thống lỗi.
• Có công cụ mà không sử dụng → xử phạt.
• Các tài khoản cũ đã bị đăng xuất, không tra cứu lại dữ liệu → chỉ hỏi trực tiếp khách.
• Mỗi người phải tự đăng nhập sẵn và lưu thông tin, khi lỗi xảy ra tự chủ động xử lý, không hỏi lại.

📌 Quy trình bắt buộc:

• Xử lý dứt điểm từng khách tại chỗ, không để tồn qua ngày.
• Khi Pancake hoạt động lại:
  → Tạo lại đơn trên Pancake + Zalo, đồng bộ lại đơn đã làm trên Haravan.

⚠️ Lưu ý đặc biệt: Không được tiếp tục dùng Haravan khi Pancake đã ổn định lại.

Đề nghị toàn bộ nhân sự nắm rõ và thực hiện đúng quy trình. @All

24. Nhắc lại quy định đối với Điều phối Viên

Khi thấy KTV đang bận hoặc loay hoay chưa kịp mời khách “Hi Zalo”, điều phối phải chủ động hỗ trợ nhắc khách ngay.

👉 Chỉ khi khách đã “Hi Zalo” xong, điều phối mới được phép rời khỏi khách.

Yêu cầu thực hiện nghiêm túc, tránh sót bước trong quy trình.

25. THÔNG BÁO @All KTV

Từ ngày 29/01 trở đi, đối với các case phát sinh tại Viện 178 hoặc Viện 265, nếu gặp các tình huống như: pan, bể, hỏng, lỗi kỹ thuật, sự cố phát sinh hoặc phản hồi/ khiếu nại từ khách hàng… mà sau 01 ngày vẫn chưa có hướng xử lý phù hợp, thì:

👉 KTV phụ trách bắt buộc chủ động đề xuất lịch hẹn để làm việc trực tiếp với Ban Giám Đốc:

• Mr. Đại (cơ sở 178)
• Ms. Sang (cơ sở 265)

📌 Mục tiêu:

• Trình bày rõ tình huống
• Thống nhất hướng xử lý nhanh – gọn – hiệu quả
• Tránh để sự việc kéo dài, phát sinh rủi ro nghiêm trọng hơn

📌 Đồng thời:
Đây cũng là cơ hội để KTV trao đổi giữa 2 cơ sở, học hỏi kinh nghiệm, nâng cao chuyên môn và rèn luyện sự chủ động, tự tin trong công việc.

⚠️ Yêu cầu toàn bộ KTV nghiêm túc thực hiện.

26. Bộ phận điều phối & KTV lưu ý:

👉 KTV bắt buộc xử lý dứt điểm các pan, sự cố hoặc phản ánh của khách hàng hiện tại trước khi nhận thêm khách mới.

• Không để tồn đọng công việc
• Không ỷ lại, chờ công ty xử lý thay

📌 Quy trình kiểm soát đầu ca (Lễ tân thực hiện):

• Chủ động hỏi bộ phận kinh doanh, quản lý, kế toán về tình trạng xử lý của KTV
• Xác nhận KTV đã giải quyết xong và ổn thỏa các case trước đó

👉 Chỉ khi có sự đồng ý từ BQL mới được phép phát khách mới cho KTV.

⚠️ Yêu cầu thực hiện nghiêm túc để đảm bảo chất lượng dịch vụ và tránh phát sinh tồn đọng.

27. 

🚫 THÔNG BÁO @All

Tuyệt đối không được bỏ vào thùng rác bất kỳ vật gì liên quan đến linh kiện, xác, phục kiện.

👉 Tất cả phải để đúng nơi quy định (thùng thu gom xác) để phục vụ việc phân loại và thanh lý.

📌 Lưu ý:

• Bộ phận đi gom rác nếu phát hiện ai vi phạm sẽ báo cáo và xử lý ngay.
• Không có ngoại lệ.

Yêu cầu toàn bộ nhân sự nghiêm túc thực hiện.

28. Tinh thần làm việc trong tập thể

Việc giao – nhận và xử lý đơn hàng là trách nhiệm phục vụ khách hàng. Không để rớt đơn, hủy đơn là trách nhiệm chung của tất cả các bộ phận liên quan (Giao nhận, Kinh doanh, KTV…).

👉 Vì vậy, không được để cảm tính cá nhân chi phối công việc:

• Không có chuyện “người mình thích thì làm nhanh, ưu tiên trước”
• “Người không thích thì làm chậm, câu giờ”

📌 Làm việc tập thể là:

• Vì đơn hàng
• Vì khách hàng
• Vì hiệu quả chung của công ty

Không làm vì cảm xúc cá nhân, cũng không vì một cá nhân hay cấp trên cụ thể nào.

✅ Khi toàn bộ đội ngũ cùng hiểu và thống nhất nguyên tắc này, công việc mới vận hành hiệu quả – công bằng – bền vững lâu dài.

Yêu cầu tất cả nghiêm túc thực hiện.

29. Thông báo @All

👉 Mọi người thả like tin nhắn để xác nhận đã nắm rõ quy trình.

📌 Chính sách bảo hành:

• Chỉ bảo hành công sửa chữa, không bao gồm linh kiện.
• Chi tiết xem tại phần chính sách bảo hành ở cuối trang: trungtambaohanh.com

📌 Thông tin thêm với khách:

• Có nhận thay thế linh kiện theo giá thị trường (giá trên mạng)
• Bảo hành theo yêu cầu
• Khách tự đặt linh kiện gửi về Viện Máy Tính hoặc chuyển khoản trước → làm lấy ngay

📌 Hướng dẫn nội bộ:

• Lệnh /g = giá
• Anh/chị dùng /g sẽ hiển thị nội dung giá để tư vấn nhanh

Yêu cầu toàn tất cả sự nắm rõ và thực hiện đúng.

30. Thông báo @All

👉 Mẫu hội thoại bắt buộc sử dụng khi tiếp nhận khách:

• KTV: “Anh/Chị Hi Zalo giúp em trong lúc em kiểm tra máy nhé ạ.”
• Khách: “Chi vậy em???”
• KTV: “Dạ, em tạo biên nhận tình trạng máy cho mình. Bảo hành và khuyến mãi em sẽ gửi qua Zalo để anh/chị tiện lưu lại và liên hệ với em hỗ trợ nhanh nhất ạ!”

📌 Yêu cầu:

• Tất cả nhân sự tự luyện lại bằng voice để ghi nhớ và sử dụng tự nhiên – đồng nhất khi tư vấn.
• Áp dụng bắt buộc trong quá trình tiếp nhận khách.

⚠️ Không bỏ qua bước này.

31. THÔNG BÁO @All KTV

📌 Đối với trường hợp khách không chịu “Hi Zalo” sau khi đã tư vấn đầy đủ:

👉 KTV hướng dẫn khách theo cách sau:
“Dạ, anh/chị mở Zalo OA Viện Máy Tính Trungtambaohanh, chỉ cần nhắn vài chữ mô tả tình trạng máy vào đó để em tạo biên nhận ngay ạ.”

✅ Mục tiêu:

• Đảm bảo có tương tác hai chiều
• KTV tạo được biên nhận đúng quy trình
• Hạn chế rủi ro mất liên lạc sau sửa chữa

📌 Đã triển khai và test thực tế tại VP 265 (Mai, Công, C.Trang) → tất cả đã nắm và áp dụng tốt.

⚠️ Trường hợp KTV vẫn không xử lý được:
➡️ BẮT BUỘC gọi ngay về Văn phòng trước khi khách rời đi
➡️ Không để khách rời khi chưa hoàn tất tương tác hệ thống

❗ Yêu cầu toàn bộ KTV nghiêm túc thực hiện.

32. Nhắc lại lưu ý @All:

👉 Khi cần đặt lại đơn hàng, bắt buộc báo @Trọng Viện Máy Tính để xử lý hoàn trả.
❌ Không được tự ý HỦY đơn.

📌 Lý do:

• Liên quan đến SO (Sales Order) có thể đang bị khóa
• Có thể đã phát sinh chi tiền nhập hàng, ảnh hưởng đến kế toán và đối soát

⚠️ Tự ý hủy sẽ gây sai lệch dữ liệu và ảnh hưởng quy trình chung.

Yêu cầu toàn bộ nhân sự thực hiện đúng quy định.

33. Thông báo @All

👉 Số tài khoản (STK) chuyển khoản chỉ do kế toán cung cấp.

📌 Khi khách cần chuyển khoản thanh toán:

• KTV bắt buộc liên hệ kế toán để lấy STK
• ❌ Không tự ý cung cấp STK dưới bất kỳ hình thức nào

⚠️ Trường hợp tự ý đưa sai STK hoặc sai thông tin:
→ KTV sẽ chịu trách nhiệm và bị truy thu đúng số tiền đã báo trên đơn hàng

Yêu cầu toàn bộ nhân sự tuân thủ nghiêm túc để tránh sai sót.

34. 

❌ Lưu ý nhắc lại @All

👉 Khi thu tiền, kế toán/thu ngân bắt buộc phải hỏi khách: “Có xuất VAT không?”

📌 Đây là:

• Yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật hiện hành
• Quy trình chuẩn của công ty

⚠️ Trường hợp không thực hiện:

• KTV cần gửi riêng cho BGĐ tên kế toán/thu ngân vi phạm
• Cá nhân sai phạm sẽ chịu trách nhiệm toàn phần trước pháp luật và công ty
• Tránh phát sinh khiếu nại từ khách hàng về sau

🚫 BGĐ đã nhắc nhiều lần, yêu cầu tất cả nghiêm túc thực hiện đúng quy định.

35. Thông báo @All

👉 Mọi tương tác trả lời khách qua Zalo (dù ít hay nhiều, số lần bao nhiêu) đều được hệ thống thống kê đầy đủ.

📌 Vì vậy:

• Ai tương tác ít → tự xem lại trách nhiệm và hiệu suất làm việc của mình
• Chủ động cải thiện, tránh tình trạng làm việc thiếu tương tác với khách

⚠️ Dữ liệu đã có đầy đủ, công ty sẽ dựa vào đó để đánh giá.

Yêu cầu tất cả nghiêm túc thực hiện

36. Lưu ý nhắc lại @All

👉 Trước ngày 10 hằng tháng là thời điểm nhiều báo cáo, nên không duyệt phép OFF trong giai đoạn này.

📌 Quy định:

• Chỉ xét duyệt OFF từ ngày 11 trở đi
• Trường hợp đặc biệt (bệnh, sốt) → bắt buộc có toa thuốc

⚠️ Các trường hợp không đúng quy định sẽ không được duyệt.

Yêu cầu mọi người chủ động sắp xếp công việc phù hợp.

37. Thông báo @All

👉 Đối với các trường hợp nhận lại bảo hành hoặc có giao tiếp với bên thứ 3 → bắt buộc phải có phiếu bảo hành.

📌 Các trường hợp còn lại (xử lý nội bộ, giao ngay):

• Không cần tạo phiếu
• Chủ động xử lý nhanh, tránh phát sinh thủ tục không cần thiết

⚠️ Phân biệt rõ để làm đúng quy trình, tránh sai sót.

38. 

👉 Đối với các đơn khách không đồng ý giá:

📌 KTV bắt buộc tư vấn theo kịch bản trước khi hủy đơn:

• Gợi ý khách tự mua linh kiện
• Bên mình hỗ trợ lắp đặt / thay thế và thu phí công

⚠️ Đây là bước chăm sóc bắt buộc trước khi quyết định hủy đơn.
Không được bỏ qua.

Yêu cầu toàn bộ KTV thực hiện nghiêm túc.

39. Nhắc lại quy định @All

👉 Thời gian của khách là rất quan trọng.
KTV đã hẹn khách mấy giờ xong → phải giữ đúng cam kết.

📌 Trường hợp có nguy cơ trễ hẹn:

• Bắt buộc chủ động gọi cho khách trước để thông báo và xin ý kiến
• ❌ Tuyệt đối không để khách đến rồi mới biết chưa xong

⚠️ Sai hẹn mà không thông báo trước là lỗi nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng.

Yêu cầu toàn bộ KTV nghiêm túc thực hiện.

40. Thông báo @All

👉 Những ai tương tác Zalo ít hoặc kém cần tự rà soát và cải thiện ngay.

📌 Trong giờ làm việc:

• Phải tập trung tối đa
• Chủ động tư vấn, phản hồi khách
• ❌ Không được lơ là, làm việc thiếu trách nhiệm

⚠️ Tình hình hiện tại thị trường rất cạnh tranh, nhiều công ty – cửa hàng đang cắt giảm nhân sự (layoff).
→ Mỗi cá nhân cần nâng cao hiệu suất và ý thức làm việc.

41. THÔNG BÁO @All

Kể từ ngày 01/04/2026, Ban Giám Đốc điều chỉnh cách tính năng suất (NS) xuất linh kiện từ hàng tháo máy (kho xác) như sau:

📌 1. Quy định tính năng suất:

• SO > 2.000.000 VNĐ → NS 20% / SO
• SO từ 1.000.000 – 2.000.000 VNĐ → NS 15% / SO
• SO < 1.000.000 VNĐ → NS 10% / SO

📌 2. Yêu cầu thực hiện:

• Ưu tiên xuất linh kiện từ kho tháo xác nội bộ
• Tận dụng tối đa nguồn linh kiện sẵn có trong công ty
• Tư vấn giá hợp lý, đảm bảo lợi ích cho khách
• ❌ Không để phát sinh phàn nàn từ khách hàng

📌 3. Chính sách thưởng thu mua máy:
👉 Cá nhân tư vấn thu mua máy:

• Tạo phiếu nhập hàng, chọn NCC là tên cá nhân đó

👉 Khi máy được xuất bán (bất kỳ ai thực hiện) và đã thu tiền:

• 1 SO → thưởng 100.000 VNĐ / SO
• 2 SO → thưởng 200.000 VNĐ / SO
• Từ 3 SO trở lên → thưởng theo lợi nhuận thực tế (giá bán – giá mua)

📌 4. Mục tiêu áp dụng:

• Tăng động lực tư vấn thu mua máy
• Linh hoạt sử dụng linh kiện tháo máy
• Hỗ trợ xử lý các case khách giảm giá, kỳ kèo, có nguy cơ hủy đơn
• Tối ưu doanh thu + trải nghiệm khách hàng

⚠️ Từ khi áp dụng Pancake, việc theo dõi dữ liệu đã minh bạch – chính xác – dễ kiểm soát.
👉 Yêu cầu toàn bộ KTV nắm rõ và triển khai nghiêm túc.

Trân trọng.

42. Nhắc nhở @All

👉 Không làm ẩu. Mọi thông tin phải rõ ràng trên đơn hàng.

📌 Bắt buộc ghi đầy đủ:

• Hư gì
• Xử lý gì
• Tình trạng trước – sau sửa

👉 Đây là quy trình căn bản, phải thể hiện rõ ràng để:

• Dễ đối soát
• Minh bạch với khách hàng
• Tránh tranh cãi phát sinh

⚠️ Làm sai quy trình → khi khách hỏi sẽ không có cơ sở giải thích, dễ rơi vào thế bị động.

Yêu cầu toàn bộ KTV tuân thủ nghiêm túc.

43. Cam kết cần có

Em xin cam kết bên em không báo giá cao. Với cùng một lỗi trên iPhone hoặc iPad, nếu anh tìm được trung tâm khác sửa tốt hơn với chi phí thấp hơn, anh chỉ cần mang hóa đơn bên đó đến, bên em sẽ hoàn lại gấp 10 lần phần chênh lệch theo đúng cam kết ạ.

Với hơn 23 năm kinh nghiệm, bên em luôn đặt uy tín và sự trung thực lên hàng đầu. Có thể trong quá trình trao đổi đã xảy ra hiểu lầm khiến anh chưa hài lòng, em rất mong anh thông cảm.

Hiện tại em cũng đang bị nhắc nhở về sự việc này, nên rất mong có cơ hội được gặp trực tiếp anh để kiểm tra lại và hỗ trợ xử lý dứt điểm, đảm bảo quyền lợi tốt nhất cho anh ạ.

44. Thông báo @All

👉 Sau khi hoàn tất bảo hành / hủy / thanh toán, KTV cần chủ động tư vấn khách giữ lại “thẻ vàng”.

📌 Cách nói với khách:

• “Anh/chị giữ giúp em thẻ này, có gì cần hỗ trợ hoặc người thân, bạn bè, hàng xóm có nhu cầu thì chỉ cần đưa thẻ là bên em hỗ trợ nhanh ạ.”

📌 Mục tiêu:

• Thẻ vàng đóng vai trò như card visit
• Giúp khách dễ nhớ – dễ tìm lại
• Tăng cơ hội giới thiệu khách mới

⚠️ Đừng bỏ qua bước này, đây là kênh marketing trực tiếp rất hiệu quả.

45. Thông báo @All (Kho + NV 265 & 178)

👉 Tình hình kinh doanh hiện tại ngày càng khó khăn, áp lực từ thuế và quản lý thị trường gia tăng. Vì vậy, yêu cầu toàn bộ anh em tập trung tối đa vào công việc.

📌 Định hướng thực hiện:

• Hạn chế ăn nhậu, giảm bớt các mối quan hệ không cần thiết
• Đặc biệt tránh giao du với người đã nghỉ việc hoặc cùng ngành nhưng không mang lại giá trị thực tế
• Tránh lãng phí thời gian, ảnh hưởng hiệu suất công việc

👉 Thay vào đó, cần:

• “Ăn cây nào rào cây đó” – tập trung vì lợi ích chung
• Chủ động đóng góp ý kiến quản lý hàng hóa
• Tìm cách hỗ trợ khách hàng tốt hơn
• Bảo vệ lợi ích công ty
• Tích cực thúc đẩy doanh số

⚠️ Chỉ khi công ty phát triển và trụ vững trong giai đoạn này thì anh em mới có thu nhập ổn định lâu dài.

👉 Tập thể cùng nhau cố gắng, cùng nhau phát triển.

46. Nhắc lại quy định @All

👉 Đầu vào thiếu thông tin, ghi mập mờ hoặc không có → được xem là vi phạm quy trình nghiêm trọng.

📌 Hệ quả:

• Kế toán (KT) / Kinh doanh (KD) có quyền loại năng suất (NS) của ca đó

⚠️ Yêu cầu:

• Ghi nhận thông tin đầy đủ – rõ ràng – chính xác ngay từ đầu
• Tránh để sai sót ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi cá nhân

❗ Tất cả phải nghiêm túc tuân thủ.

47. THÔNG BÁO @All
(V/v: Nhắc lại quy trình quản lý linh kiện thay thế / nâng cấp)
📅 Ngày: 08/04/2026

🔹 Ban Giám Đốc nhắc lại:

📌 QUY TRÌNH QUẢN LÝ LINH KIỆN (SSD / RAM / PIN…):

1. Bộ phận Kinh doanh / Kho

• Trường hợp thay thế:
  👉 KTV bắt buộc bàn giao linh kiện cũ cho KD → mới được nhận linh kiện mới
• Trường hợp gắn thêm:
  👉 KD phải kiểm tra trực tiếp máy, xác định đúng model & khả năng tương thích trước khi xuất kho theo SO
• Khi xuất kho (bắt buộc 2 hình):
  📸 01 hình: Thể hiện bàn giao linh kiện giữa KD & KTV
  📸 01 hình: Thể hiện model máy + linh kiện đã lắp đúng vào máy khách

2. Thu ngân / Kế toán

• Khi tất toán phiếu chi:
  👉 KD phải bàn giao linh kiện cũ cho KT (nếu khách không nhận)
  👉 Hoặc có giải trình rõ ràng nếu khách đã nhận lại
• Khi khách thanh toán:
  👉 KT bắt buộc hỏi khách có nhận lại linh kiện cũ không
  👉 Nếu khách nhận → KD phải bàn giao đầy đủ

3. Kỹ thuật viên (KTV)

• Ghi chú đầy đủ hướng xử lý
• Đúng loại linh kiện – đúng giá theo SO
• Trung thực tuyệt đối theo đơn hàng

⚠️ Vi phạm / gian lận:
→ Truy thu + phạt gấp 03 lần giá trị linh kiện
→ + x2 lần giá SO đã báo khách

📌 Lưu ý quan trọng:

• Tất cả hình ảnh phải rõ ràng – đầy đủ – kiểm tra được
• Phục vụ đối soát và tránh tranh chấp

🚫 Vi phạm quy trình → xử phạt gấp 03 lần theo quy định

👉 Yêu cầu toàn bộ nhân sự nghiêm túc tuân thủ.

BGĐ đã ký.

48. 📢 Nhắc lại quy định @All – Hỗ trợ các ca máy mới / lạ

👉 Nhằm nâng cao tay nghề và tạo cơ hội thử thách cho KTV, công ty có chính sách hỗ trợ đối với các ca máy mới, đặc biệt, chưa phổ biến.

📌 1. Chính sách hỗ trợ:

• Các ca máy mới / lạ:
  👉 Công ty hỗ trợ 50% – 80% chi phí đền bù nếu phát sinh rủi ro
• Các ca thông dụng / lỗi bình thường do KTV gây ra:
  ❌ KTV tự chịu 100% chi phí đền bù
  ❌ Công ty không hỗ trợ

📌 2. Lý do áp dụng:

• Công ty đã tìm kiếm khách hàng, tạo cơ hội cho KTV phát triển tay nghề
• Đồng thời bảo vệ uy tín và thương hiệu lâu năm
• Đảm bảo KTV làm việc cẩn trọng – có trách nhiệm

📌 3. Lưu ý quan trọng:
👉 Áp dụng cho toàn bộ KTV (cả mới và lâu năm: Cảnh, Tú, Linh, Khanh, Vinh…)

👉 Mỗi KTV cần:

• Xác định rõ loại case trước khi nhận máy
• Biết case nào được đề xuất hỗ trợ
• Biết case nào phải tự chịu trách nhiệm

⚠️ Yêu cầu toàn bộ KTV nắm rõ và thực hiện nghiêm túc để tránh rủi ro không đáng có.

49. 📢 THÔNG BÁO @All

👉 Anh em phải xử lý – dọn sạch đơn (đã đối soát đầy đủ) trước khi bấm “Đã thu tiền” hoặc “Hủy đơn”.

📌 Lý do:

• Sau khi bấm Đã thu tiền / Hủy, hệ thống Pancake sẽ tự động gỡ phân công
• Đơn sẽ chuyển sang cho anh Hiệu → anh em không còn thấy, không nhắn tin được nữa

⚠️ Vì vậy:

• Đừng thắc mắc vì đây là cơ chế tự động của hệ thống
• Pancake đã tự gỡ phân công → không cần làm tay

👉 Tận dụng thời gian rảnh để tìm khách và CSKH các case còn lại.

Yêu cầu toàn Nhân Viên nắm rõ và thực hiện đúng.

50. 📢 Hướng dẫn mời khách quét Zalo OA hiệu quả @All

👉 Muốn khách quét Zalo OA trước khi tư vấn, không nói theo kiểu bắt buộc.
Thay vào đó, phải gắn với lợi ích rõ ràng cho khách để họ chủ động hợp tác.

📌 Cách nói gợi ý:

1. “Dạ anh/chị quét giúp em Zalo OA bên em trước để em gửi thông tin chi tiết, báo giá và bảo hành đầy đủ cho mình nha ạ.”
2. “Bên em tư vấn và lưu thông tin dịch vụ qua Zalo OA để đảm bảo quyền lợi bảo hành, anh/chị quét giúp em trước nhé ạ.”
3. “Anh/chị quét Zalo OA giúp em, bên em có mã giảm giá / ưu đãi riêng cho khách theo dõi ạ.”
4. “Dạ bên em hỗ trợ tư vấn qua Zalo OA để mình dễ theo dõi và hỗ trợ sau này, anh/chị quét giúp em nha.”
5. “Em gửi thông tin qua Zalo cho mình dễ xem hơn, anh/chị quét OA giúp em nha.”

⚠️ Lưu ý quan trọng:

• ❌ Không nói: “Phải quét mới tư vấn” → rất dễ mất khách
• ✅ Luôn gắn với lợi ích cụ thể: báo giá, bảo hành, lưu thông tin, ưu đãi

👉 Mục tiêu: Khách tự nguyện quét vì thấy có lợi, không cảm giác bị ép.

51. 📢 Thông báo @All

👉 Anh em phải chủ động xây dựng báo giá và phương án xử lý theo mặt bằng giá thị trường, không phụ thuộc hay chờ đợi bất kỳ bộ phận nào.

📌 Nguyên tắc làm việc:

• Tự tìm – tự tính – tự quyết phương án giá phù hợp cho khách
• Đứng trên năng lực cá nhân, không ỷ lại vào kho hay người khác
• Kho chỉ đóng vai trò hỗ trợ thực hiện, không phải nơi quyết định giá

👉 Trường hợp kho không đáp ứng kịp:

• Chủ động tìm nguồn bên ngoài để xử lý cho khách
• Đảm bảo tiến độ – trải nghiệm – chốt đơn

⚠️ Không chờ đợi, không trì hoãn → mất khách là mất cơ hội.

🎯 Tinh thần chung: Chủ động – độc lập – linh hoạt – ra kết quả.

52. 📢 Nhắc lại quy định @All

👉 KTV dưới 1 năm kinh nghiệm:
❌ Không được tự ý hủy đơn
👉 Trước khi hủy bắt buộc xin ý kiến Quản lý hoặc BGĐ (1 trong 2)

📌 Phân theo chi nhánh:

• CN 265 → báo Anh Đại hoặc Anh Công
• CN 178 → báo Anh Đại hoặc Anh Trọng

⚠️ Hủy đơn không báo → vi phạm quy trình.

--> Hủy hay tương tác gì App cũng có chuông báo lên, nên ai cũng cần làm đúng quy trình tránh sai bên KSV vô sổ nhé.

Yêu cầu toàn bộ KTV nghiêm túc tuân thủ.

53. 📢 Nhắc lại quy định @All

👉 Đối với các SO không có sẵn hàng, nhưng khách cần gấp, không chờ được:

📌 Bắt buộc phải yêu cầu khách đặt cọc trước để giữ đơn và xử lý nhanh.

⚠️ Trường hợp tự ý hủy mà không tư vấn cọc:
→ Sẽ bị truy thu theo quy định.

👉 Yêu cầu toàn bộ KTV thực hiện đúng quy trình, không bỏ qua bước cọc với các case gấp.

54. 📢 THÔNG BÁO @All
(V/v: Yêu cầu đặt cọc & cập nhật quy trình thu cọc)
📅 Áp dụng từ 04/05/2026

💥 1. Nguyên tắc bắt buộc:
👉 Tất cả các đơn không có sẵn hàng, khách cần gấp – không chờ được:
➡️ Bắt buộc phải tư vấn đặt cọc trước để giữ đơn

📌 Mức cọc:

• Tối thiểu từ 500.000đ trở lên (tùy theo giá trị đơn hàng)
• Mục tiêu: giữ chân khách – đảm bảo doanh thu

⚠️ Không tư vấn cọc mà để hủy → xử lý theo quy định

📢 2. QUY TRÌNH TẠO & THU CỌC (CẬP NHẬT)

🔹 Bước 1: Khi khách cọc (KTV thực hiện)

• Ghi rõ trong ghi chú nội bộ:
  → Ví dụ: Tổng: 2.000.000đ – Cọc: 500.000đ – Còn lại: 1.500.000đ

🔹 Bước 2: Chuyển trạng thái đơn
👉 Duy nhất: “CHỜ CHUYỂN HÀNG” (màu hồng)

⚠️ Lưu ý:

• Nếu sai trạng thái → Kế toán không thu tiền
• Yêu cầu KTV chỉnh lại đúng → nếu vẫn sai → báo BGĐ xử lý

🔹 Bước 3: Kế toán thu tiền cọc

• Gắn thẻ: “Đặt cọc” + phương thức (TM/CK/Cà thẻ)
• Gửi vào hội thoại:
  ✔️ Mã phiếu thu “trả trước”
  ✔️ Số tiền đã thu
  👉 Để cả khách + KTV cùng nắm

🔹 Bước 4: Khi khách thanh toán phần còn lại

• Kế toán đối soát thu tiền → hoàn tất đơn
• ❌ Không được gỡ bất kỳ thẻ nào

🔹 Bước 5: Báo cáo doanh số

• Hệ thống đã cập nhật lọc doanh số có thẻ cọc
• Báo cáo ngày/tháng → tính đủ doanh số cho KTV (bao gồm cọc)

🎯 Mục tiêu:

• Tăng tỷ lệ chốt cọc – giữ khách
• Chủ động nguồn hàng
• Đảm bảo doanh thu & hiệu quả vận hành

⚠️ Yêu cầu toàn bộ Nhân viên tuân thủ nghiêm túc.
 

Quy trình có hiệu lực ngay.

BGĐ (Ký ngày 04/05/2026)

55. 💥 BGĐ nhắc nhở @All

👉 Lỗi hiện tại chưa ở mức nghiêm trọng, công ty tạo điều kiện để sửa sai. Tuy nhiên, tuyệt đối không được tái phạm các hành vi sau:

🚫 Cấm tuyệt đối:

• Tự ý cung cấp STK cá nhân cho khách chuyển khoản
• Phát sinh giao dịch riêng với khách
• Cung cấp số điện thoại cá nhân
• Thực hiện bất kỳ giao dịch nào ngoài hệ thống công ty

⚠️ Đây là vấn đề liên quan trực tiếp đến pháp luật → không được phép xảy ra.

📌 Yêu cầu:

• Nghiêm túc rút kinh nghiệm
• Tuân thủ 100% quy trình công ty

🚨 Cảnh báo:

• Công ty sẽ không bỏ qua các vi phạm nghiêm trọng
• Sẽ xử lý theo quy định pháp luật

❗ Thực tế đã có:

• KTV phải làm việc với cơ quan chức năng và bồi thường 20 triệu đồng
• Trường hợp thu ngân bị xử lý hình sự, mức án lên đến 10 năm tù do vi phạm tương tự

👉 Đề nghị toàn bộ nhân sự nghiêm túc chấp hành để tránh hậu quả đáng tiếc.

56. 💢 THÔNG BÁO @All

👉 KTV cần chủ động tìm thêm nguồn hàng phụ cho KD nhằm đa dạng hóa sản phẩm, có nhiều dòng hàng và nhiều mức giá phù hợp với khả năng chi trả của khách hàng.

📌 Quy trình thực hiện:

• Sau khi tìm được hàng phù hợp, KTV có thể nhờ KD mua hộ

• Công ty đã cấp sẵn hạn mức cho KD:
  ✔️ Tiền mặt / chuyển khoản tối đa 20 triệu/ngày

📌 Cơ chế hoàn tiền:

• Khi SO đã thu tiền từ khách, kế toán sẽ hoàn lại khoản đã ứng cho KD

• Giúp KD tiếp tục xoay vòng vốn, luôn đảm bảo hạn mức 20 triệu/ngày để phục vụ công việc

📌 Riêng đối với SSD & RAM (giá nhập cao):

• Công ty cho phép:
  👉 Giá bán = Giá nhập x 1.25

• Và vẫn được tính đủ % năng suất (NS)

• ❌ Không bắt buộc x1.5 như trước

🎯 Mục tiêu:

• Đa dạng sản phẩm

• Linh hoạt mức giá cho khách

• Tăng tỷ lệ chốt đơn & doanh số

⚠️ Yêu cầu toàn bộ KTV:

• Like tin để xác nhận đã đọc

• Nhắc lại trong SH

• Cập nhật và tuân thủ đúng quy trình

Xem tiếp phần 2 tại : Bản tin Viện Máy Tính p2