Giải pháp tổng đài thông minh cho doanh nghiệp trong thời đại 4.0

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang trở thành xu hướng tất yếu trong nhiều hoạt động kinh doanh, sản xuất và mang lại hiệu quả vượt trội so với những phương thức cũ. Trong đó giải pháp tiêu biểu nhất có thể kể đến là tổng đài thông minh. Giải pháp này đã mang lại hiệu quả rất lớn cho các doanh nghiệp. Đồng thời cắt giảm chi phí tối đa (đến 70%). Dưới đây là những thông tin chi tiết về tổng đài thông minh gửi đến bạn. 

Thế nào là tổng đài thông minh

So với tổng đài truyền thống, tổng đài thông minh có rất nhiều điểm khác biệt. Tổng đài thông minh là một giải pháp thiết lập dựa trên công nghệ điện toán đám mây để cung cấp quyền truy cập máy chủ thông qua kết nối mạng internet. Thế nên nếu doanh nghiệp chuyển đổi địa điểm kinh doanh thì hoàn toàn không ảnh hưởng đến tổng đài hiện tại.

Để có thể đưa hệ thống tổng đài vào hoạt động. Bạn cần phải có các thiết bị liên lạc như điện thoại IP (IP phone), smartphone, điện thoại bàn,…

Những lý do bạn nên thiết lập tổng đài thông minh cho doanh nghiệp

1. Chi phí thiết lập tổng đài tiết ít tốn kém

Đối với những mô hình tổng đài truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải chi trả chi phí lớn cho việc bảo trì. Thế nhưng đối với giải pháp tổng đài thông minh, tất cả đều được lưu trữ trên đám mây, cơ sở hạ tầng viễn thông của doanh nghiệp được ảo hóa. Từ đó giảm thiểu 1 phần lớn chi phí cho doanh nghiệp trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng, cài đặt, bảo trì phần cứng.

2. Không bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng

Đối với loại hình tổng đài truyền thống, các cuộc gọi đến của khách hàng cùng lúc sẽ bị giới hạn (khoảng 30 cuộc gọi). Ngược lại, khi sử dụng giải pháp tổng đài thông minh, các cuộc gọi đến của khách hàng sẽ không bị giới hạn số lượng. Doanh nghiệp vì thế sẽ không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi đến nào.

3. Gia tăng cơ hội tiếp cận, chăm sóc khách hàng

Hiện tại, việc kinh doanh online đang rất phát triển và có tỷ lệ cạnh tranh online cao. Vì thế chỉ cần có một yếu tố khách quan như sự cố kỹ thuật, hệ thống mạng chập chờn khiến liên lạc bị gián đoạn cũng sẽ gây thiệt hại đối với doanh nghiệp.

Nhu cầu mua sắm của khách hàng cũng dần tăng cao, điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải nhanh chóng đáp ứng các nhu cầu, giải đáp thắc mắc một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp. Vì vậy việc đầu tư một tổng đài tự động là việc rất cần thiết.

4. Tiết kiệm được thời gian vận hành

Thời gian vận hành của doanh nghiệp sẽ được tiết kiệm 1 cách tối ưu nhất bằng cách:

– Tất cả cuộc gọi sẽ được chuyển đến CRM lưu trữ thông tin và phân bổ cho sale ngay lập tức.

– Thao tác xử lý cuộc gọi nhanh chóng, chính xác. Đồng thời chuyển tiếp thông minh đến nhân viên phụ trách mà khách hàng cần.

– Đây là một hệ thống hoàn toàn tự động. Có thể gọi đến hàng nghìn khách hàng trong thời gian ngắn nhất.

5. Vị thế cạnh tranh doanh nghiệp được củng cố

Hiệu suất làm việc nhân viên tăng cao nhờ trang bị các công cụ riêng biệt, chuyên nghiệp, tối ưu nhu cầu quản lý và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Đây cũng được xem là yếu tố then chốt tăng tốc độ làm việc của nhân viên nhờ hệ thống truyền thông thích hợp.

Những vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý khi chọn giải pháp tổng đài thông minh

Để đạt được hiệu quả hoạt động. Trước khi tiến hành lắp đặt các doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau:

• Xác định đúng số lượng người dùng để chọn gói dịch vụ phù hợp
• Lựa chọn gói dịch vụ và chi phí phù hợp với nhu cầu, quy mô doanh nghiệp.
• Xem xét lựa chọn những phương thức thanh toán cước phí có nhiều chương trình ưu đãi.
• Lựa chọn những nơi có cam kết các dịch vụ đi kèm: hỗ trợ khắc phục sự cố cho doanh nghiệp 24/7, bảo hành, bảo trì,…